Tingkat Kematangan Organisasi

Setiap organisasi seharusnya mengukur atau menilai kematangan organisasinya untuk menumbuhkan kepedulian (awarness), melakukan identifikasi kelemahan (weakness), dan identifikasi kebutuhan perbaikan (improvement).

Teori tentang tingkat kematangan organisasi yang menggabungkan berbagai aspek pernah dikemukakan oleh Kwak dan Ibbs (2002). Mereka mengembangkan teori Project Management Process Maturity (PM)² Model untuk menilai tingkat kematangan organisasi. Kelebihan dari teori yang dikembangkan oleh Kwak dan Ibbs (2002) ini terletak pada pengembangan yang mengintegrasikan model tingkat kematangan dari berbagai organisasi yang berbeda.

Teori yang dikemukakan oleh Kwak dan Ibbs (2002:151) ini mengkombinasikan dua variabel, yaitu project management knowledge areas dan project processes. Penilaian atas kombinasi dua variabel tersebut memungkinkan organisasi untuk menentukan kekuatan dan kelemahan dari praktik manajemen yang terjadi saat itu. Kemudian momfokuskan pada upaya memperbaiki kelemahan manajemen untuk mencapai kematangan organisasi yang tinggi.

Project management knowledge areas memiliki sembilan dimensi/sub variabel. Pertama, project integration management. Dalam konteks ini, proses manajemen menjamin berbagai elemen program dikoordinasikan dengan benar. Keberhasilan program dan organisasi bergantung pada mengintegrasikan startegi manajemen yang efektif dengan pemanfaatan yang tepat dari teknik manajemen pada tingkat kematangan yang berbeda. Kedua, project scope management. Dalam hal ini proses manajemen menjamin semua faktor dan variabel untuk didefinisikan dan dikendalikan. Dalam hal ini, pembahasannya termasuk perencanaan program, pengendalian biaya, analisis trade-off, kickoff meeting, pernyataan lingkup kerja, validasi lingkup kerja, dan inisiasi dari proses mengawasi perubahan.

Ketiga, project time management. Manajemen ini memastikan program diselesaikan tepat waktu yang menjadi salah satu tantangan utama bagi setiap manajer. Dalam konteks ini, manajemennya mencakup definisi aktivitas, estimasi waktu, pengembangan jadwal, dan kontrol jadwal. Keempat, project cost management. Manajemen ini memastikan bahwa program selesai dalam anggaran yang disetujui. Manajemen biaya merupakan hal yang penting karena kelebihan biaya yang dihasilkan akan menjadi masalah serius selama pelaksanaan program. Manajemen biaya ini meliputi perencanaan sumber daya, estimasi biaya, penganggaran dan pengawasan biaya, analisis nilai yang diperoleh, dan depresiasi dan penganggaran modal.

Kelima, project quality management. Manajemen ini memastikan bahwa program akan memenuhi atau melampaui semua kegiatan fungsi manajemen. Hal itu mencakup gambaran dari quality concept, cost of quality, pengendalian proses statistik, variasi dan pengukuran, dan peningkatan kualitas. Keenam, project human resource management. Manajemen ini memastikan efektivitas dari SDM yang terlibat. Hal itu ditujukan untuk mengelola, memotivasi, dan mengatur SDM secara efektif. Cakupan dari manajemen ini adalah menetapkan peran dan tanggung jawab, hubungan organisasional, kepegawaian, motivasi, kepemimpinan, pengembangan tim, dan resolusi konflik.

Ketujuh, project communication management. Pada manajemen ini, komunikasi yang terbuka dan jelas diperlukan antara perencana, pelaksana, dan aktor pada semua tingkatan di organisasi untuk mencapai sebuah keberhasilan. Cakupan manajemen ini misalnya rencana komunikasi, jalur distribusi informasi, kemajuan pelaporan, dan sistem informasi bagi manajemen dan costumer.

Kedelapan, project risk management. Pada manajemen ini terjadi identifikasi, analisis, dan respon terhadap resiko program. Kesembilan, project procurement management. Pada konteks ini, manajemen memastikan bahwa barang dan jasa dari luar organisasi diperoleh. Dalam hal ini termasuk administrasi kontrak, resiko kontrak, negosiasi kontrak, manajemen konfigurasi, dan pemutusan kontrak.

Sementara itu, project processes memiliki lima dimensi/sub variabel. Pertama, initiating process. Dalam hal ini, proses memulai program dengan adanya komitmen dari tim untuk melakukannya. Hal ini termasuk menyusun proposal untuk program-program potensial dan analisis serta validasi kelayakan program.

Kedua, planning process. Proses perencanaan program mengarah pada pengembangan dan pemeliharaan skema yang bisa diterapkan untuk mencapai kebutuhan organisasi. Hal ini termasuk mendefinisikan ruang lingkup keseluruhan kegiatan, mengidentifikasi strategi perencanaan, pengembangan struktur rincian kerja bagi pembiayaan dan penjadwalan, mengoptimalkan rencana program, mengembangkan rencana manajemen risiko, dan mengorganisir tim program untuk membangun lingkungan organisasi yang kondusif.

Ketiga, executing process. Proses ini merupakan proses mengeksekusi kegiatan suatu organisasi dan sumber daya lain untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Keempat, controlling process. Proses ini memastikan bahwa tujuan program terpenuhi dengan mengukur kemajuan dan mengambil tindakan kolektif apabila diperlukan. Kelima, closing process. Proses ini merupakan proses penutupan yang memastikan program berakhir dengan tertib.

Penilaian atas kombinasi dua variabel tersebut, yaitu project management knowledge areas dan project processes, akan menghasilkan posisi suatu organisasi pada tingkat kematangan tertentu. Tingkatan kematangan pada Project Management Process Maturity (PM)² Model yang dikemukakan oleh Kwak dan Ibbs (2002: 152) terdiri dari lima tingkatan, yaitu ad hoc (level 1), planned (level 2), managed by project level (level 3), managed at corporate level (level 4), dan continuous learning (level 5). Tingkatan tersebut menunjukkan bahwa semakin tinggi tingkat kematatangan organisasi, maka semakin baik bagi organisasi tersebut. Hal itu karena dengan semakin meningkatnnya tingkat kematangan organisasi, maka semakin meningkat pula kinerja manajerial dari organisasi tersebut.